• English
  • Ukrainian
  • Facebook
Головна / Бюлетені / «JTI Україна» в кризові часи: безпека, ефективні комунікації, захист працівників

«JTI Україна» в кризові часи: безпека, ефективні комунікації, захист працівників

JTI conflict timeВже понад рік як Україна переживає складні часи. Висока інтенсивність, напруженість, а головне, непердбачуваність подій, змусило компанії швидко виробляти нові рішення і підходи. Однією з найбільших «гарячих» точок стала робота з власними працівниками, в тому числі зі східних регіонів. Які обов’язкові заходи має здійснити компанія в часи турбулентності і невизначеності, як правильно вибудовувати внутрішню комунікацію, які є «підводні камені»? Відповіді на ці питання вивчаємо на прикладі компанії «JTI Україна» разом з Василем Губарцем, менеджером із зовнішніх зв’язків, та Антоніною Філоненко, спеціалістом із внутрішніх комунікацій «JTI Україна».

«JTI Україна» визначила три головні  пріоритети у конфліктний час:

1. Безпека працівників.

2. Ефективна комунікація.

3. Допомога працівникам у східних регіонах.

«Насамперед, треба говорити про безпеку працівників. Як би це банально не звучало –  вони є нашим найбільшим активом,  тому  їх безпека та захищеність для компанії є особливо пріоритетною» – наголошує Василь Губарець.

У своїх діях і комунікаціях «JTI Україна»  зосереджується на таких головних аспектах:

• Безпека працівників і збереження робочих місць.

• Неперервність бізнесу.

БЕЗПЕКА

У компанії існує чіткий формалізований План дій у надзвичайних ситуаціях (Contingency plan). Він був розроблений раніше і сьогодні адаптується відповідно до вимог і потреб часу.  До розробки Плану були залучені всі департаменти, допомогою зовнішніх консультантів компанія не користувалася. Частково план базується на основі глобальної політики. 

Плану дій у надзвичайних ситуаціях містить:

1. Визначення можливих сценаріїв розвитку подій:

• розширення бойових дій на території України;

• часткова військова мобілізація;

• загальна військова мобілізація;

2. Для кожного з цих сценаріїв розробляються конкретні дії, спрямовані на захист:

• працівників;

• транспортних засобів компанії;

• офісних і складських приміщень;

• бізнесу в цілому;

3. Інформування про план дій і розподіл відповідних ролей у рамках різних сценаріїв:  

• спеціалістів;

• менеджерів середньої ланки;

• топ-менеджерів;

• конкретних функцій (HR, Security, Corporate Affairs);

Кожен працівник має знати за що відповідає і як потрібно діяти при виникненні відповідних ситуацій.

Приклади заходів з безпеки  

JTI Семінари з першої невідкладної допомоги 1Семінари з першої невідкладної допомоги для всіх працівників і їхніх родичів

Серпень-вересень 2014: 9 семінарів для працівників центрального і регіональних офісів. Проводили працівники Української рятувальної служби. Близько 300 працівників і їхніх родичів взяли участь. У програмі:

• оцінка місця події та первинний огляд постраждалого;

• дії під час кровотеч, переломів, травм голови, інсультів та інфарктів;

• аптечка першої допомоги.

ВНУТРІШНЯ КОМУНІКАЦІЯ

Під час економічної і політичної нестабільності комунікація з працівниками набуває особливої ваги і вимагає значних змін у каналах, частоті та суті самих повідомлень.

У компанії «JTI Україна»  досить розвинена система комунікацій. Існує сім каналів: від інтранету та комунікаційної мережі до друкованого журналу. У конфліктний час треба обов’язково переглядати систему комунікації (хто комунікує, що, як досягається  ефективність). Загалом, комунікація має бути прозорою, доступною, актуальною і максимально простою для сприйняття.

«Саме завдяки правильній комунікації працівники будуть почуватися психологічно захищеними і відчуватимуть впевненість в завтрішньому дні»  – відмічає Василь Губарець.

Щоб створити справді ефективний месседж, в повідомленні має бути чітко вказана  позиція компанії. 

Також в «JTI Україна»  було визначено два ключових фокуси, які мають чітко комунікуватися у всіх повідомленнях:

• безпека працівників;           

• неперервність бізнесу;

Щодо питання ХТО відповідає за комунікацію і безпосередньо над нею працює, то було сформовано крос-функціональну команду з представників відділів HR, корпоративних питань і безпеки.

FIN_2014-02-20_BUS_007_30647364_I1

«Неможливо до таких повідомлень не підключати HR, відділ безпеки, юридичний відділ. Іноді  – операційний. Залежно від наповнення, треба бути максимально впевненим, що усі працівники компанії однаково зрозуміють месседж і він буде відповідати тому, що відбувається в компанії. Це не завжди легко визначити представникові одного відділу, тому потрібно вести комунікацію на різних рівнях» – коментує Антоніна Філоненко.

Компанія також переглянула загальний фон і тональність комунікації:

• Тональність: максимально стримана, без оціночних суджень, грунтується на фактах.

• Фон: помірна кількість повідомлень.

Готуючи повідомлення треба також розуміти на який “грунт воно впаде”,  тож  дуже важлива тональність повідомлення. «Як компанія міжнародна, ми займаємо нейтральну політичну позицію. Звісно, це впливає на нашу комунікацію: вона є максимально стриманою, ми ніколи не даємо оціночних суджень і завжди базуємося на фактах» –  відзначає Антоніна Філоненко.

Компанія переглянула і пріоритезувала канали комунікації:

• відібрано найшвидші і найефективніші (напр., e-mail);

• введено нові: напр., Live talks з керівництвом;

• підготовлено шаблони для швидкого реагування.

Більше важливих повідомлень стали розповсюджувати e-mail та використовувати sms-інформування.

Серед нових каналів комунікації був впроваджений Live talks з керівництвом, під час якого будь-хто зі співробітників може поставити питання керівництву компанії.  

«Звичайно, це не революційний формат, але він виявився дуже доречним. Хоча ми мали певні перестороги, але з’ясувалося, що у людей справді є дуже багато запитань. Надзвичайно важливо, що працівники отримують на них дуже повні і відкриті відповіді» – відзначає Антоніна Філоненко.

Дуже важливим є зворотній зв’язок. Необов’язково це робити формальними методами (запускати велике опитування  або спеціальну программу),  це може бути дзвінок 2-3 контактним особам в регіонах, інших відділах.  Такий підхід допоможе дуже швидко отримати цілісну картину.

 Також, треба розуміти свої сильні і слабкі сторони. Особливо це важливо в кризові часи, коли слабкі сторони можуть  завдати найбільшого удару. Їх треба знати і мінімізувати  можливий негативний вплив. «Оскльки ми хочемо, щоб наші комунікації були максимально виваженими, їх створення іноді займає досить багато часу. Ми це знаємо, і  щоб  трошки пом’якшити цей ефект, розробили спеціальні шаблони. Вони є ьакож складовою нашої політики з  crisis management. Це ті речі, які можна дуже швидко адаптувати до певної ситуації. Шаблони вже погоджені з усіма відділами, тож ми можемо дуже швидко відправляти повідомлення» – ділиться Антоніна Філоненко.

ДОПОМОГА ПРАЦІВНИКАМ НА СХОДІ УКРАЇНИ

Переміщення працівників на безпечні території

Гарантування безпеки працівників зі Сходу і збереження їхніх робочих місць:

• пріоритет для працівників зі Сходу під час закриття вакантних посад в інших регіонах країни;

• відкриття тимчасових позицій для працівників, які бажають виїхати зі східних регіонів на інші території;

• оплата переїзду працівників та їхніх сімей на інше місце помешкання;

• оплата оренди житла до кінця 2014 року з переглядом підходу у січні 2015року.

На сьогодні, абсолютна більшість працівників зі східних регіонів переїхали разом із сім’ями і далі працюють у JTI за межами Донецької і Луганської областей. Деякі працівники залишилися на Сході і працюють на безпечних територіях або ж перебувають у неоплачуваній відпустці у зоні АТО за власною ініціативою.

Гаряча лінія

У вересені 2014 року  HR-відділ  запустив гарячу лінію для всіх працівників зі східних регіонів, як тимчасово переміщених в інші регіони, так і тих, хто працює на безпечних територіях на сході країни. Мета – оперативно збирати всі можливі запитання, коментарі, потреби працівників і вчасно надавати їм зворотній зв’язок та інформацію про подальші дії. Однією з потреб переміщених працівників та їхніх сімей став теплий одяг і взуття для зимового періоду, який вони не встигли захопити із собою у потрібному обсязі під час переїзду. Компанія негайно ініціювала збір одягу і взуття.

Збір теплого одягу і взуття

jti

Протягом трьох тижнів у вересні:

• зібрано близько 200 одиниць теплого одягу і взуття;

• понад 20 дітей працівників отримали теплі речі Учасники акції не просто збирали речі, а й робили малюнки для дітей колег зі сходу країни.